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Datenschutz

Datenschutzerklärung

ROXXEN Wissen Academy

Stand: August 2026

Wichtiger Hinweis zum Umgang mit den Daten

Die in der ROXXEN Wissen Academy gespeicherten Daten werden ausschließlich für den Betrieb dieser Lern-, Ausbildungs- und Prüfungsplattform sowie für die damit verbundenen Ausbildungs-, Betreuungs-, Verwaltungs- und technischen Aufgaben verwendet.

Die innerhalb der Academy gespeicherten personenbezogenen Daten, Lernstände, Tests, Prüfungen, Lehrpläne, Nachrichten und sonstigen Inhalte werden nicht für Werbung, Marketing, Verkauf, private Auswertungen oder andere fremde Zwecke außerhalb der vorgesehenen Nutzung dieser Plattform verwendet.

Alle personenbezogenen sowie lern- und prüfungsbezogenen Inhalte werden vertraulich behandelt.

Zugriff erhalten nur Benutzer, die aufgrund ihrer Rolle und ihrer Zuständigkeit innerhalb der Academy dazu berechtigt sind.

Ein technisches Zugriffsrecht eines Administrators bedeutet ausdrücklich nicht, dass dieser die Daten aus Interesse oder für eigene Zwecke einsehen, auswerten, kopieren oder weitergeben darf.

1. Allgemeines

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlich für den datenschutzkonformen Betrieb und die Bereitstellung der ROXXEN Wissen Academy ist:

[Vor- und Nachname / Betreiber]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde:

Datenschutzbeauftragter:
[Name und Kontaktdaten]

Der Begriff „Verantwortlicher“ ist eine gesetzliche Bezeichnung. Er bedeutet nicht, dass die innerhalb der Academy gespeicherten Daten an fremde Stellen weitergegeben oder für fremde Zwecke genutzt werden.

1.2 Zweck der ROXXEN Wissen Academy

Die ROXXEN Wissen Academy ist eine geschützte Lern-, Ausbildungs-, Wissens- und Prüfungsplattform für einen festgelegten Benutzerkreis.

Sie wird insbesondere verwendet für:

  • Benutzerkonten von Schülern/Auszubildenden, Lehrern, Direktoren und Administratoren,
  • Zuordnung von Schülern zu Lehrkräften und Bahnhöfen bzw. Ausbildungsstandorten,
  • Bereitstellung von Kategorien, Fragen, Antworten und Fragepaketen,
  • selbstständiges Lernen,
  • Wissenstests,
  • Prüfungsbögen,
  • Lehrpläne,
  • Lernfristen,
  • Prüfungstermine,
  • Lernstandsdiagnosen,
  • persönliche Lernhinweise und Benachrichtigungen,
  • Auswertung von Lern-, Test- und Prüfungsergebnissen,
  • Verwaltung der jeweiligen Benutzerrechte.

Die Plattform ist nicht für die freie öffentliche Nutzung vorgesehen.

2. Tatsächlich gespeicherte Daten

2.1 Daten eines Benutzerkontos

Bei einem Benutzerkonto werden je nach Rolle folgende Angaben gespeichert:

  • Name,
  • Benutzername,
  • persönliche User-ID,
  • E-Mail-Adresse,
  • Passwort in Form eines Passwort-Hashes,
  • Benutzerrolle: Schüler/Auszubildender, Lehrer, Direktor oder Administrator,
  • zugeordneter Bahnhof bzw. Ausbildungsstandort,
  • Kontostatus,
  • Zeitpunkt der Kontoerstellung,
  • Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Anmeldung.

Bei Schülern/Auszubildenden werden zusätzlich gespeichert:

  • Ausbildungsbeginn als Jahr,
  • daraus automatisch berechnetes aktuelles Lehrjahr,
  • zuständige Lehrkraft,
  • gegebenenfalls weitere ausdrücklich freigegebene Lehrkräfte.

Das aktuelle Lehrjahr wird aus dem hinterlegten Ausbildungsbeginn berechnet.

2.2 Nicht von der Academy gespeicherte persönliche Angaben

Der aktuelle Academy-Code speichert insbesondere keine:

  • Steuerdaten,
  • Bankdaten,
  • Zahlungsdaten,
  • Kreditkartendaten,
  • Telefonnummern,
  • privaten Wohnanschriften der Benutzer,
  • Geburtsdaten,
  • Gesundheitsdaten,
  • GPS- oder Standortverläufe,
  • Werbeprofile.

Die Academy speichert außerdem selbst keine IP-Adressen, Browserkennungen oder Geräteprofile in ihrer Datenbank.

2.3 Kategorien, Fragen und Lerninhalte

Für die Lernfunktionen werden folgende Inhalte gespeichert:

  • Kategorien,
  • Beschreibungen von Kategorien,
  • vorgesehenes Mindest-Lehrjahr einer Kategorie,
  • Fragen,
  • Erklärungen zu Fragen,
  • Antwortmöglichkeiten,
  • Kennzeichnung der richtigen Antwort,
  • Fragepakete,
  • Beschreibungen von Fragepaketen,
  • vorgesehenes Mindest-Lehrjahr eines Fragepakets.

3. Lernen, Lehrpläne und Prüfungen

3.1 Lern-, Test- und Prüfungsdaten

Bei der Bearbeitung von Lerninhalten, Tests oder Prüfungen werden insbesondere folgende Daten gespeichert:

  • welcher Test bzw. Lernversuch bearbeitet wurde,
  • welche Fragen zu diesem Versuch gehörten,
  • in welcher Reihenfolge Fragen und Antworten dargestellt wurden,
  • welche Antwort ausgewählt wurde,
  • ob eine Frage richtig beantwortet wurde,
  • ob eine Frage falsch beantwortet wurde,
  • ob eine Frage ohne Antwort übersprungen wurde,
  • Antwortdauer,
  • Beginn des Lernversuchs, Tests oder der Prüfung,
  • Abschluss des Lernversuchs, Tests oder der Prüfung,
  • Status des Versuchs, zum Beispiel laufend, beendet oder abgebrochen,
  • Ergebnis des Tests bzw. der Prüfung.

3.2 Antwortzeiten

Die Academy misst bei bearbeiteten Fragen die Zeit zwischen der Anzeige einer Frage und der Abgabe bzw. dem Überspringen der Antwort.

Diese Antwortzeit wird für die Lernstands- und Testauswertung verwendet. Sie dient nicht zur Überwachung des allgemeinen Verhaltens außerhalb eines Lernversuchs, Tests oder einer Prüfung.

3.3 Lehrpläne

Lehrer und Direktoren können Schülern Lehrpläne zuweisen. Hierbei werden gespeichert:

  • Ersteller des Lehrplans,
  • Titel des Lehrplans,
  • Freitext-Hinweise,
  • zugewiesene Kategorien und/oder Fragepakete,
  • zugewiesene Schüler,
  • Fälligkeitsdatum,
  • Zeitpunkt der Zuweisung,
  • Bearbeitungsfortschritt,
  • Abschlussstatus,
  • Abschlusszeitpunkt,
  • Information darüber, ob der Abschluss bereits als Benachrichtigung gemeldet wurde.

3.4 Prüfungsbögen

Lehrer und Direktoren können Prüfungsbögen erstellen. Dabei werden gespeichert:

  • Titel der Prüfung,
  • enthaltene Fragen bzw. die Zusammenstellung des Prüfungsbogens,
  • Prüfungsmodus,
  • vorgesehene Bearbeitungszeit,
  • zugewiesene Schüler,
  • Zeitpunkt der Freigabe,
  • daraus berechnete Prüfungsfrist,
  • Bearbeitungsbeginn,
  • abgegebene Antworten,
  • Bearbeitungsende,
  • Prüfungsergebnis.

Ein Prüfungsbogen ist für einen Schüler erst sichtbar, nachdem er ihm zugewiesen bzw. freigegeben wurde.

3.5 Prüfungskalender

Für Prüfungstermine werden gespeichert:

  • Ersteller des Termins,
  • Titel,
  • Beschreibung bzw. Freitext,
  • Datum und Uhrzeit der Prüfung,
  • zugeordnete Schüler,
  • gegebenenfalls zugeordneter Prüfungsbogen,
  • Angabe, ob eine Benachrichtigung gewünscht ist,
  • Information, ob die Benachrichtigung versendet bzw. innerhalb der Academy erzeugt wurde.

3.6 Lernstandsdiagnose

Die Academy erstellt Lernstandsdiagnosen aus den tatsächlich vorhandenen Lern- und Testergebnissen.

Hierfür werden insbesondere berücksichtigt:

  • richtige Antworten,
  • falsche Antworten,
  • offene bzw. noch nicht bearbeitete Fragen,
  • Ergebnisse je Kategorie,
  • Antwortzeiten,
  • bereits bearbeitete Lerninhalte,
  • bisherige und aktuelle Ergebnisse,
  • aktuelles Lehrjahr,
  • für dieses Lehrjahr freigegebene Kategorien.

Neue Kategorien werden automatisch in die Diagnose aufgenommen, sobald sie für das jeweilige Lehrjahr vorgesehen sind und entsprechende Fragen enthalten.

3.7 Benachrichtigungen und Lernhinweise

Innerhalb der Academy können Benachrichtigungen gespeichert werden. Hierbei werden gespeichert:

  • Empfänger,
  • gegebenenfalls Absender,
  • Art der Benachrichtigung,
  • Titel,
  • Nachricht,
  • Zeitpunkt der Erstellung,
  • Information, ob bzw. wann die Nachricht als gelesen markiert wurde.

4. Zugang, Registrierung und E-Mail

Für Einladungslinks werden gespeichert:

  • ausstellender Benutzer,
  • vorgesehene Benutzerrolle,
  • vorgesehener Bahnhof bzw. Ausbildungsstandort,
  • Gültigkeitsdauer,
  • Zeitpunkt der Erstellung,
  • Information, ob und wann der Link verwendet wurde,
  • gegebenenfalls das dadurch erstellte Benutzerkonto.

Der eigentliche Sicherheitstoken wird nicht als frei lesbares dauerhaftes Zugangspasswort gespeichert, sondern als kryptografischer Hash.

4.2 Passwort-Zurücksetzung

Für eine Passwort-Zurücksetzung werden gespeichert:

  • das betroffene Benutzerkonto,
  • ein Hash des Reset-Tokens,
  • Zeitpunkt der Erstellung,
  • Ablaufzeitpunkt,
  • Information, ob und wann der Reset-Link verwendet wurde.

Das persönliche Passwort wird dabei nicht ausgelesen. Das neue Passwort wird anschließend wieder ausschließlich als Passwort-Hash gespeichert.

4.3 E-Mail-Versand

Die Academy verwendet die hinterlegte E-Mail-Adresse für vorgesehene Systemfunktionen, insbesondere:

  • Registrierungsbestätigung,
  • Mitteilung der User-ID,
  • Passwort-Zurücksetzung,
  • Wiederherstellung des Benutzernamens,
  • Mitteilung über eine Änderung des gemeinsamen Webseitenpassworts.

Im Mail-Protokoll können gespeichert werden:

  • zugehöriges Benutzerkonto,
  • Art der System-E-Mail,
  • Empfängeradresse,
  • Betreff,
  • Versandstatus,
  • Fehlertext bei einem Versandfehler,
  • Zeitpunkt der Erstellung,
  • Zeitpunkt des Versands.

Die E-Mail-Adresse wird nicht zu Werbe- oder Marketingzwecken verwendet.

4.4 Benutzername vergessen

Für die Funktion „Benutzername vergessen“ gibt der Benutzer seine E-Mail-Adresse und sein bestehendes Passwort ein.

Die Angaben werden verwendet, um zu prüfen, ob beide zu demselben aktiven Benutzerkonto gehören. Das eingegebene Passwort wird nicht zusätzlich als Klartext gespeichert.

4.5 Gemeinsamer Webseitenzugang

Die Academy kann zusätzlich durch ein gemeinsames Webseitenpasswort geschützt werden.

Gespeichert werden hierfür innerhalb der geschützten Academy-Einstellungen:

  • ob der gemeinsame Seitenzugang aktiviert ist,
  • ein Passwort-Hash des gemeinsamen Webseitenpassworts,
  • eine Versionsnummer des aktuellen Zugangs,
  • Zeitpunkt der letzten Änderung.

4.6 Cookies

Die Academy verwendet keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Cookies.

Sitzungs-Cookie

Für eine angemeldete Sitzung wird ein Sitzungs-Cookie verwendet. Er dient dazu, die Anmeldung während der aktuellen Sitzung aufrechtzuerhalten und die Zugriffsrechte des Benutzers anzuwenden.

„Diesen Browser merken“

Nach erfolgreicher Eingabe des gemeinsamen Webseitenpassworts kann der Benutzer freiwillig auswählen, ob dieser Browser den Academy-Zugang für bis zu 180 Tage speichern soll.

In diesem Cookie werden weder das gemeinsame Webseitenpasswort noch das persönliche Benutzerpasswort gespeichert. Gespeichert wird lediglich eine technisch abgesicherte Zugangskennung mit Gültigkeitsangabe.

Wird der Cookie gelöscht oder das gemeinsame Webseitenpasswort geändert, muss der gemeinsame Zugang erneut bestätigt werden.

5. Benutzerrollen und Zugriffsrechte

5.1 Schüler / Auszubildende

Schüler sehen grundsätzlich ihre eigenen:

  • Kontodaten,
  • Lernstände,
  • Lehrpläne,
  • Tests,
  • Prüfungen,
  • Ergebnisse,
  • Benachrichtigungen,
  • Lernempfehlungen.

Die Daten eines Schülers dürfen darüber hinaus nur von den hierfür berechtigten Lehrkräften, Direktoren und – ausschließlich soweit technisch oder administrativ erforderlich – Administratoren eingesehen werden.

5.2 Lehrer

Lehrer dürfen die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten der ihnen zugeordneten oder ausdrücklich für sie freigegebenen Schüler einsehen.

Der Zugriff dient insbesondere:

  • Ausbildung,
  • Lernbegleitung,
  • Erstellung und Kontrolle von Lehrplänen,
  • Durchführung und Auswertung von Tests und Prüfungen,
  • Lernstandsdiagnose,
  • notwendigen Kontokorrekturen, beispielsweise einer E-Mail-Adresse.

Lehrer dürfen die Daten nicht für private, kommerzielle oder andere sachfremde Zwecke verwenden.

5.3 Direktoren

Direktoren können im Rahmen ihrer organisatorischen Zuständigkeit auf die dafür vorgesehenen Daten von Schülern und Lehrern zugreifen.

Der Zugriff ist auf Ausbildungs-, Betreuungs-, Organisations- und Verwaltungszwecke beschränkt.

Auch Direktoren dürfen personenbezogene Daten, Lernstände oder Prüfungsergebnisse nicht für private, kommerzielle oder andere sachfremde Zwecke verwenden.

5.4 Administratoren

Administratoren besitzen technisch die weitreichendsten Rechte innerhalb der Academy.

Diese Rechte dienen ausschließlich:

  • technischer Administration,
  • Benutzer- und Rechteverwaltung,
  • Fehlerdiagnose,
  • Fehlerbehebung,
  • Wartung,
  • Wiederherstellung notwendiger Benutzerfunktionen,
  • Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit der Academy.

Der Administrator darf personenbezogene Daten, Lernstände, Testergebnisse, Prüfungsergebnisse, Nachrichten oder andere vertrauliche Inhalte nicht aus Interesse oder für private, kommerzielle oder sonstige sachfremde Zwecke verwenden oder auswerten.

Ein Administrator darf solche Daten nur einsehen, wenn dies für eine konkrete technische oder administrative Aufgabe erforderlich ist.

6. Technik und Sicherheit

6.1 Datenschutz und Impressum

Die Inhalte von Datenschutz und Impressum können durch den Administrator innerhalb der Academy bearbeitet werden.

Die gespeicherten Inhalte können insbesondere enthalten:

  • Überschriften,
  • Absätze,
  • Textformatierungen,
  • Listen,
  • Links,
  • Sprungmarken.

6.2 SMTP-Einstellungen

Für den Versand der vorgesehenen System-E-Mails können durch den Administrator SMTP-Einstellungen hinterlegt werden.

Hierzu gehören je nach Konfiguration:

  • SMTP-Server,
  • Port,
  • Verschlüsselungsart,
  • SMTP-Benutzername,
  • SMTP-Passwort,
  • Absender-E-Mail-Adresse,
  • Absendername.

6.3 Verschlüsselung der gespeicherten Inhalte

Personenbezogene und fachliche Inhalte werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert.

Hierzu gehören insbesondere:

  • Name,
  • Benutzername,
  • User-ID,
  • E-Mail-Adresse,
  • Ausbildungsbeginn,
  • Bahnhof bzw. Ausbildungsstandort,
  • Kategorien und Beschreibungen,
  • Fragen und Erklärungen,
  • Antworten und Kennzeichnung der richtigen Antwort,
  • Fragepakete und Beschreibungen,
  • Test- und Prüfungsinhalte,
  • gespeicherte Testergebnisse und Antwortinformationen,
  • Lehrplantitel und Freitexte,
  • Prüfungstitel und Beschreibungen,
  • Benachrichtigungstitel und Nachrichten,
  • Empfänger, Betreff und Fehlertexte im Mail-Protokoll,
  • gespeicherte Academy-Einstellungen wie SMTP-, Datenschutz- und Impressumsinhalte.

Hierfür verwendet die Academy eine Anwendungsebene-Verschlüsselung mit AES-256-GCM.

Der für die Entschlüsselung erforderliche Schlüssel befindet sich außerhalb der eigentlichen Datenbank in der geschützten Serverkonfiguration.

6.4 Passwörter und Sicherheitstoken

Passwörter werden nicht im Klartext und nicht als entschlüsselbares Passwort gespeichert.

Persönliche Passwörter und das gemeinsame Webseitenpasswort werden als kryptografische Passwort-Hashes gespeichert.

Reset- und Einladungstoken werden ebenfalls nicht als dauerhaft lesbare Zugangscodes gespeichert, sondern als kryptografische Hashwerte.

6.5 Tatsächlich gespeicherte Zeitangaben

Die Academy speichert Zeitangaben nur dort, wo sie für eine vorhandene Funktion erforderlich sind.

Hierzu gehören insbesondere:

  • Kontoerstellung,
  • letzte erfolgreiche Anmeldung,
  • Erstellung und Änderung von Lerninhalten,
  • Test- und Prüfungsbeginn,
  • Test- und Prüfungsende,
  • Anzeige und Beantwortung einer Frage,
  • daraus berechnete Antwortzeit,
  • Zuweisung und Frist eines Tests,
  • Fälligkeit eines Lehrplans,
  • Abschluss eines Lehrplans,
  • Prüfungstermin,
  • Erstellung und Lesestatus einer Benachrichtigung,
  • Erstellung, Ablauf und Verwendung eines Registrierungslinks,
  • Erstellung, Ablauf und Verwendung eines Passwort-Reset-Links,
  • Erstellung und Versand einer System-E-Mail,
  • Änderung bestimmter Academy-Einstellungen.

7. Vertraulichkeit, Speicherung und Rechte

7.1 Vertraulichkeit und Zweckbindung

Alle Personen mit Zugriff auf Daten anderer Benutzer müssen mit diesen Informationen vertraulich umgehen.

Die Daten dürfen ausschließlich für die vorgesehenen Funktionen der ROXXEN Wissen Academy und die damit verbundenen Ausbildungs-, Lern-, Prüfungs-, Betreuungs-, Verwaltungs- und technischen Aufgaben verwendet werden.

Insbesondere dürfen die Daten nicht:

  • verkauft,
  • vermietet,
  • für Werbung verwendet,
  • für Marketing ausgewertet,
  • privat ausgewertet,
  • für externe kommerzielle Profile verwendet,
  • unberechtigten Personen zugänglich gemacht,
  • für von der Academy unabhängige Zwecke übernommen oder weiterverarbeitet werden.

7.2 Speicherdauer und historische Ergebnisse

Daten werden solange gespeichert, wie sie für das Benutzerkonto, die Lernfunktionen, Prüfungen, Lehrpläne, Auswertungen oder die technische Verwaltung benötigt werden.

Wird ein Benutzerkonto gelöscht oder deaktiviert, können Daten gelöscht oder für den weiteren Zugriff gesperrt werden.

Bereits vorhandene historische Lern-, Test- oder Prüfungsergebnisse können erhalten bleiben, wenn sie für die korrekte Darstellung bereits abgeschlossener Vorgänge erforderlich sind.

7.3 Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

  • Auskunft,
  • Berichtigung,
  • Löschung,
  • Einschränkung der Verarbeitung,
  • Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar,
  • Widerspruch, soweit anwendbar,
  • Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Anfragen können an die unter „Verantwortlicher“ angegebene Kontaktadresse gerichtet werden.

7.4 Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.

7.5 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich der tatsächliche Funktionsumfang der ROXXEN Wissen Academy ändert.

Dabei sollen nur Datenverarbeitungen beschrieben werden, die innerhalb der jeweils eingesetzten Version tatsächlich vorhanden sind.

Die jeweils aktuelle Fassung ist über den Bereich „Datenschutz“ der ROXXEN Wissen Academy abrufbar.

Stand: August 2026

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